🧑💼ハナコ
ラクラボくん…ChatGPTに頼んでも、なんか惜しい答えしか返ってこなくて。私の使い方がヘタなんですかね？
🤖ラクラボくん
それ、AIのせいでも才能でもないですよ。9割は「指示文（プロンプト）の渡し方」だけ。しかもコツは5つくらいしかないです。
🧑💼ハナコ
5つだけ…！？ それなら覚えられそう…！
🤖ラクラボくん
理屈を並べるより、実際の業務で「ダメな指示 → その時の答え → 直した指示 → その答え」を見たほうが早いです。事務でよくある3場面でやってみましょう。
——というわけでこの記事は、ChatGPTに「お詫びメール・議事録・日報」を頼むときのダメな指示と、その時に実際に返ってくる答えを並べて、どこを直すとどう変わるかを見ていきます。理屈は最後に5つだけまとめます。
なぜ”惜しい答え”が返ってくるのか（30秒）
理由は1つだけ。ChatGPTは、人間の同僚と違って「聞き返してこない」からです。
🧑💼ハナコ
あ…たしかに新人さんなら「これ誰向けですか？」って聞き返してくれますね。
🤖ラクラボくん
そう。AIは聞き返さず、省略された前提を"世間の平均値"で勝手に埋めて答えます。その平均値が自分の状況とズレてる——それが"惜しさ"の正体。だから普段は人に省略してる前提を、先に渡しておくだけでいいんです。
実例1：取引先へのお詫びメール
🧑💼ハナコ
納期が遅れちゃって…お詫びメール、ChatGPTに頼んでみますね。
❌ こう打ちがち
納期が遅れるお詫びメールを書いて→ 実際に返ってくる答え
件名：納期遅延のお詫び ／ 株式会社〇〇 ご担当者様 ／ 平素より大変お世話になっております…（自社名も理由も日付も空欄の一般論。結局ほぼ全部こちらで書き直し）
✅ こう直す
あなたは精密部品メーカーの営業担当です。
長年付き合いのある重要取引先に、部品Aの納期が
3月15日→3月22日に1週間遅れることをお詫びするメールを書いて。
・理由：原材料の入荷遅れ（こちらの管理不足）
・代替案（一部だけ先行納品も可能）と再発防止に一言
・誠実に、でも卑屈になりすぎない／300字程度
🤖ラクラボくん
足したのは立場・相手・具体的な事実・代替案・トーン・字数だけ。これでほぼそのまま送れる本文になります。
🤖ラクラボくん
余談ですが、僕は最初「誠実に」って言いすぎて、やたら卑屈で逆に怪しい謝罪文が出てきたことがあります(笑)。「卑屈になりすぎない」の一言、地味に効きますよ。
実例2：1時間の会議メモを、要点だけに
❌ メモを丸ごと貼って「これ要約して」→ 流れを縮めただけの”平らな要約”。誰が何をいつまでにやるのかが埋もれて議事録に使えません。
✅ こう直す（コピペOK）
以下の会議メモを3つの見出しで整理して。
【決定事項】【宿題（担当者と期限つき）】【保留】
・箇条書きで1項目1行／上司提出用の議事録に使います
（メモを貼る）✨AIくん
「出力の型」と「誰が読むか」を渡すと、決定事項・宿題・保留がくっきり分かれた提出できる形で返します。
実例3：営業日報を5分で
❌「今日の営業日報を書いて」→ あなたが今日何をしたか知らないので架空の日報が出ます。
✅ こう直す（事実だけ渡す）
今日の営業を日報に。事実は3つ：
・A商事訪問、新製品提案→前向き。来週見積もり
・B工業に電話、追加発注相談→担当不在、明日かけ直し
・見積書2件作成
形式【訪問先】【結果】【次アクション】各行／上司向け120字🧑💼ハナコ
事実3つを箇条書きで渡すだけでいいんですね。AIは事実を作れないから、そこだけ私が渡す、と。
結局、足りないのは「5つの前提」だけ
3例で”足したもの”を並べると、これだけです。
- 誰に向けて（相手・読み手）
- どんな形式で（字数・箇条書き・表）
- どんな立場で（役割：営業・経理など）
- 背景の事実（日付・理由・固有名詞）
- やってほしくないこと（NG条件）
🤖ラクラボくん
丸暗記より、「同じ依頼を新人にするなら何を補足するか？」を思い浮かべればOK。その補足がそのままプロンプトです。
もう一段うまく使う、現場の小ワザ
- 一発で完璧を狙わない。「もっと短く」「表にして」と会話で足す方が速い。
- 自分の過去メールを1通見せて「この文体で」。精度が一気に上がります。
- ⚠️ 顧客情報・社外秘・未公開の数字はそのまま貼らない。入力が学習に使われる設定もあり、漏洩リスクに。固有名詞は「取引先A」に置き換えを。会社のAIルール確認を。
- AIが苦手な仕事も知っておく。最新の社内事情・事実確認・数字の検算は苦手。”下書きの相棒”と割り切り、最終チェックは人が。
実際の画面で見るビフォーアフター
コピペで使える、穴埋めテンプレ
【メール返信】あなたは【職種】です。【相手】への返信を。
伝えたいこと：【要点】／トーン：【丁寧/フランク】／【○○字】
（元メールを貼る）プロンプトをさらに深めたい方へ
まとめ：プロンプトは「人に頼むときの補足」を先に書くだけ
🧑💼ハナコ
今日の業務メール1通から、立場・相手・字数の3つだけ足してみます！
🤖ラクラボくん
それでOK。返ってくる答えがその場で変わるのが分かりますよ。
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